EMPRESAS – ¿Cómo organizar un evento (sin morir en el intento)? Los 10 trucos infalibles

PUB.- Aunque las nuevas tecnologías han venido para quedarse y son de inmensa utilidad a la hora de establecer provechosas relaciones empresariales, el cara a cara continúa revelándose insustituible en determinadas ocasión. Gracias a estos encuentros se crea una red de contactos de inmenso valor, se anudan acuerdos, se concretan contratos provechosos, se aumentan las ventas y se mejora la imagen de la empresa, entre otros beneficios.

En este tipo de iniciativas es especialmente interesante el considerar la contratación de una empresa de organización de eventos de prestigio y experiencia, que pueda facilitar las cosas. Las empresas organizadoras se ahorrarán tiempo, esfuerzos y dinero delegando en una organizadora de eventos profesional como puede ser eventosbarcelona.com, con una trayectoria consolidada y refrendada en el tiempo.

Existe una inmensa variedad de eventos que se pueden organizar, desde la presentación de un producto estrella a unas jornadas de confraternización para los empleados de la empresa. Entre los eventos más conocidos están las ruedas de prensa, seminarios y conferencias, ferias, reuniones, grupos de trabajos, juntas generales de accionistas…

¿Y qué mejor que conocer los trucos y estrategias que emplean los especialistas en este campo para sacar adelante con éxito cualquier encuentro empresarial?

Son de sentido común, pero a veces se nos olvidan.

¡No olvides nunca aplicar estos “principios mágicos” que recomiendan expertos consolidados en el campo como Eventos Barcelona!

1. Lista de tareas

Para que no se te pase nada por alto. Haz primero una lista de todo lo que se te vaya ocurriendo. Más tarde podrás ordenarla y agruparla en sublistas según te convenga. Al volcar en la lista todos los detalles, pequeños y grandes, descargarás tu cerebro para funcionar mejor en la parte operativa, y además estarás seguro de que todo está controlado.

ELEMENTOS PARA INCLUIR EN LA LISTA:

  • ¿Ponentes sí o no?
  • Lugar donde tendrá lugar el evento.
  • Iluminación y sonido.
  • ¿Internet/Wi-Fi?
  • ¿Aforo necesario?
  • ¿Catering?
  • Aparcamiento visitantes.
  • Accesos.
  • Anuncios redes sociales
  • Señalización.
  • Entradas.
  • Post-evento
  • Personal contratado.
  • Etc.

2. Contenido

Mantén esto siempre en mente: no conviene olvidar nunca que el contenido es el rey del evento, por encima de cualquier escenario espectacular en que se realice. Lo fundamental son los temas y la exposición, que es lo que generará el valor derivado del encuentro, y la rentabilidad posterior.

3. Comunicación

Las redes sociales permiten generar un flujo de comunicación constante antes, durante y después del acontecimiento empresarial. De esta forma se alarga la experiencia, se vuelve más fructífera, y se establecen redes de contactos estables con clientes, colegas y otros agentes sociales interesantes para la entidad organizadora.

4. Presupuesto

Es necesario y básico elaborar un presupuesto previo y ceñirse a él lo más posible. Una posible idea es buscar patrocinadores para rentabilizar el evento. A las subcontratas que proporcionan las bebidas o el catering se les puede ofrecer la posibilidad de publicitarse a cambio de una rebaja, por ejemplo. Si se ha recurrido a profesionales en la organización de eventos, ellos se encargarán de controlar este apartado tan importante.

5. Tecnología 

USAR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS A NUESTRO FAVOR. 

  • Videoconferencias y seminarios web: para organizar conferencias y seminarios sin desplazamientos, donde los participantes interactúen de igual forma que si estuvieran físicamente presentes en el mismo espacio, y compartan archivos y conocimientos.
  • Apps: para respaldar los eventos físicos. Se puede completar la información, realizar preguntas pertinentes, votaciones, o descargas, entre muchísimas otras opciones.
  • Presentaciones instantáneas: para agilizar los encuentros y evitar que se conviertan en pesados y tediosos. Hay un tiempo determinado que no puede superarse para que cada participante haga la presentación y luego todos juntos compartan y combinen ideas y argumentos.
  • Clases en línea, mapping, vídeos tridimensionales… Existen multitud de opciones.
  • Híbridos:  Emplear varios formatos online combinados, pero mejor que sean como complemento del evento presencial, que debería ser el hito estrella del programa.

6. Plan B

Todo debiera ir de maravilla, pero siempre hay imprevistos. Ten preparado un plan de contingencias que aplicar en caso de que algo salga mal. Incluso si los asistentes llegan a enterarse del problema, valorarán más tu capacidad de adaptación.

5. Control del impacto

Es un impacto a múltiples niveles. Veamos los más importantes:

  • El consumo de energía, agua, alimentos y  materiales diversos va a tener incidencia en los costes de la empresa. Se debe procurar equilibrar y ajustar a unas dimensiones razonables. Ni cicatería, ni derroche.
  • En la medida de lo posible conviene minimizar los residuos generados y reciclar o reutilizar siempre que se pueda.
  • El transporte de personal y de material para el evento, así como la contaminación acústica y lumínica, deben valorarse y procurar reducirse.
  • Es aconsejable eliminar barreras físicas, visuales y sensoriales para que el evento sea de fácil y cómodo acceso para todos los participantes.
  • La señalización e información para llegar y orientarse durante el encuentro debe ser lo más sencilla y comprensible posible.
  • Si se contrata personal externo, la empresa debería hacerlo en unos términos sociolaborales decentes, y garantizar por supuesto su salud y seguridad en el desempeño de su trabajo.
  • Siempre que se den las condiciones, se debería apostar por la subcontratación de empresas y proveedores de la región donde se desarrolle el acontecimiento, para dar apoyo a la economía local.

7 – ANTES…

 El anuncio y publicidad previa al evento. Este punto es muchas veces tan importante como la celebración del mismo acontecimiento, porque promocionar y dar la adecuada publicidad al evento es básico para que tenga éxito. Para dar publicidad se pueden emplear las redes sociales, nuestra página web o blog… En nuestros días se suele emplear muchas veces el formato vídeo para dar a conocer la cita. Se lanza a las redes un vídeo anunciador con un elemento de suspense o de sorpresa que espolee la curiosidad y el deseo del receptor por saber más y participar del evento.

8 – … Y DESPUÉS

Suele olvidarse, pero la ADECUADA GESTIÓN POST-EVENTO es una parte fundamental del proceso organizativo.- Una vez celebrada la cita relevante en cuestión, podría pensarse que se ha acabado, pero en realidad no, solo comienza una nueva fase:

  • Es el momento de enviar información a través de las redes sociales con material interesante que se haya recopilado o compartir temas tratados.
  • Puede también compartirse un vídeo del ‘cómo se hizo’.
  • Otros productos derivados como libros electrónicos o boletines de noticias para alargar en el tiempo la relación con los usuarios.
  • Además aquí surge una excelente oportunidad de aplicar el marketing de contenidos, si existe información interesante para los profesionales que haya surgido a raíz del evento.

9. ¡Sorpresa! 

El evento debe tener algo distinto que lo haga único, y no uno más entre una sucesión de citas similares. Se puede apostar por contratar ponentes prestigiosos, o incluso por una sesión de magia o hipnotismo, o de un humorista conocido, que brindará ese toque diferenciador que hará difícil para los asistentes olvidar el encuentro. Además, es muy recomendable repartir entre los presentes algún pequeño detalle con gusto, que les sirva de recuerdo.

10. A QUIÉN LLAMAR

Hay determinadas ocasiones que por su importancia y complejidad hacen no solo recomendables, sino prácticamente imprescindible el recurrir a empresas especializadas en organización de eventos, como eventosbarcelona.com. Ellos se encargarán de optimizar recursos, controlar el presupuesto final,  garantizar la calidad y el buen éxito de la iniciativa… lo que se dice la diferencia entre un acierto rotundo y un complejidad de determinados eventos hace muy recomendable contactar con empresas especializadas en su organización. De esta forma se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.

LA CALIDAD ES FUNDAMENTAL. Es preferible hacer un esfuerzo a la medida de nuestro presupuesto que otro ostentoso que se nos vaya de las manos y solo coseche quejas por su deficiente ejecución. El daño a la imagen de la empresa sería en este último caso irreparable. Ya solamente por eso conviene contar con un competente equipo de expertos como el que ofrece eventosbarcelona.com en ocasiones como estas, los cuales puedan sacar adelante el evento de acuerdo a nuestros deseos y ajustándose a un presupuesto.

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