Software de gestión : Soluciones para el autónomo emprendedor

Los autónomos tienen que hacerse cargo de las gestiones de administración de su empresa. Todas las gestiones del negocio son su responsabilidad, incluso algunas como la contabilidad o la facturación de las que nunca antes habían tenido que ocuparse. Si hay algún empresario multitarea, ese es el autónomo.

El software de gestión para el día a día empresarial,  ya sea para un emprendedor autónomo o para una pyme, es fundamental en la gestión del negocio.

En una actividad empresarial se requiere disponer de la información necesaria a nivel de gestión para poder tomar decisiones acertadas, y con rapidez y flexibilidad adaptarse a un entorno competitivo y cambiante.

El problema es que estas gestiones administrativas son básicas para que un autónomo sepa exactamente cómo marcha su negocio, si los costes se compensan con una generación suficiente de ingresos, y si su iniciativa empresarial podrá ser rentable en un plazo razonable, o evoluciona de forma adecuada.

Por eso estos programas de gestión se vuelven cada vez más necesarios para el autónomo. Con creciente frecuencia se encuentran en el mercado soluciones especializadas para ayudar en la gestión de las pequeñas y medianas empresas, y también a los emprendedores, a través de la creación de software y programas a medida. Pero esa proliferación de propuestas genera un nuevo problema, la de saber elegir con acierto entre la cada vez más diversificada oferta cuál es la solución de software de gestión que mejor conviene y se adapta a cada empresario individual.

Se trata de encontrar los mejores programas y software, prácticamente hechos a medida para emprendedores y autónomos, con el propósito de facilitarles la vida.

  • Software de facturación y contabilidad casi automatizada, que posibilitan el día al día de un negocio,  incluso teniendo solamente los conocimientos contables básicos,

Son muchas las VENTAJAS proporciona un buen software de gestión empresarial al autónomo :

  • La principal es la de poseer suficiente y adecuada información para la gestión empresarial.
  • Este software agiliza la toma de decisiones estratégicas y operativas para el negocio.
  • Incrementa el valor global de la empresa que lo utiliza, y que puede presumir de contar con sistemas de información modernos y ágiles.
  • Contribuye a proporcionar más calidad en los productos vendidos o servicios prestados.
  • Mejora la imagen del empresario individual frente a clientes y proveedores.

Antes de adquirir un software de gestión empresarial el autónomo ha de hacerse sin falta las siguientes consideraciones mentales:

  • Pensar que ese programa informático va a ser el compañero inseparable durante todas sus horas laborables, día tras día, semana tras semana, mes tras mes…
  • Y como cualquier compañero, si no funciona bien, o no encaja con el resto, se resentirá todo el negocio.
  • No se trata de escoger un apéndice incómodo para la empresa: es un engranaje vital.
  • Lo simple frente a lo complejo, aunque esto último posea mayor atractivo visual.
  • Lo que funciona, funciona. Una vez encontrado el software de gestión que venga bien, no andar cambiando cada tres meses porque le atraigan otras novedades. La dispersión hacia el área informática en detrimento de su objetivo principal, consistente en prestar sus servicios o vender sus productos, es un error frecuente entre muchos autónomos que empiezan.

 Otro factor a tener en cuenta es el tipo de software que mejor va con la empresa.

Una buena elección de inicio sería un software de gestión que abarque las áreas de ventas, compras, clientes, proveedores, cobros, pagos y bancos de una manera sencilla

Software básico para arrancar la empresa

Contabilidad, facturación, ventas, CRM, gestión de pedidos, nóminas… esas son las áreas que deben cubrirse sí o sí ya desde el minuto cero que el autónomo se pone en marcha.

1) Facturación

La gestión de gastos y facturas es la primera necesidad que le surge al autónomo.

Necesita vender y llevar un control de lo que cobra y de lo que paga, y eso ocurre en todos los negocios, sin excepción. Ha de emitir facturas y cobrarlas. Y ha de gestionar asimismo pagos y gastos generados durante el ejercicio de su actividad.

  • Emplear un procesador de textos para emitir facturas conlleva múltiples problemas, entre los cuales se encuentran la posible duplicidad de documentos, errores en la numeración y en los cálculos, descuadres…
  • Además, cada factura o tique emitido ha de conservarse durante seis años por ley.
  • Y luego está la legislación en cuanto a facturación y contabilidad, que cambia y ha de actualizarse con frecuencia.  

Por eso un software de facturación aumenta la eficiencia y productividad. Se ahorra tiempo en tareas repetitivas para dedicarlo al objeto del negocio, que a la postre siempre es generar más ventas.  No tiene sentido, por ejemplo, que una empresa de dos empleados dedique el 20% de su tiempo a preparar facturas.

En la actualidad se dispone de múltiples posibilidades para elaborar facturas, llevar un control de gastos y la elaboración de pedidos. Softwares innovadores y garantizados que cumplen su función, en formato físico o también en la nube. Algunos aportan , además, funcionalidades de ERP para comercios (control de inventario y gestión de almacenes) y empresas de servicios (gestión de proyectos y facturación por horas) o tambien un CRM (Gestor de Relación con Clientes) básico. Algunos, como bpstarsoftware, acaban de aparecer y prometen.

Lo mínimo que deben proveer: 

  • Crear facturas en formato PDF o en formato e-factura (según la normativa de la Agencia Tributaria).
  • Generar facturas periódicas/ o recurrentes.
  • Recordar  condiciones de cobro de clientes.
  • Mantener un catálogo de productos y servicios con tarifas de compra y de venta.
  • Generar alertas de incobrados.
  • Crear automáticamente los modelos oficiales de la declaración trimestral de IVA, las retenciones de trabajadores y profesionales, las retenciones de alquileres, el pago a cuenta de beneficios, las operaciones intracomunitarias en la UE, los modelos anuales, los libros oficiales y las cuentas anuales.

2) Contabilidad

El primer paso de emitir facturas y tiques y hacer control de caja (lo que paga y lo que cobra) ya está resuelto, pero no es suficiente. Si no se lleva una buena contabilidad, aunque parezca que el negocio esté ganando dinero, en la realidad podría ser ruinoso. Podría ser que se estuviera vendiendo a un precio menor de lo que ha costado. Es necesario llevar un control de las ventas y, sobre todo, que esas ventas sean de verdad rentables. Hay mucho coste oculto que tener en cuenta.

Existen una serie de ratios e indicadores que ayudan a ver por ejemplo:

  • si no se estiran demasiado los plazos de pago o de cobro,
  • si el coste de las mercancías es demasiado elevado y no permite obtener beneficio al venderlas,
  • si el riesgo del negocio se ha disparado, porque se depende demasiado de financiación externa,
  • si no hay capacidad de respuesta ante un posible imprevisto.

En un principio se entiende como control contable y financiero el cumplimiento de una serie de obligaciones legales e impositivas, de una presentación de cuentas anual.

Pero el emprendedor también necesita realizar un mínimo análisis contable para evitar sustos potenciales como los que se acaban de mencionar.

Lo mínimo que deben proveer: 

  • Generar el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias por los intervalos de tiempo que se indiquen, para poder comparar entre meses de un mismo ejercicio o entre periodos diferentes.
  • Generar libros contables (Diario y Mayor), permitiendo personalizar periodos y cuentas.
  • Posibilidad de exportar la información a PDF o a Excel.
  • Si es un producto en la nube que incluya un respaldo (copia) automático de toda la información. 

La gran mayoría de software de gestión disponible en el mercado suma facturación y contabilidad en un mismo producto

El segundo paso, yendo un poco más allá, consiste en implementar:

3) La planificación de recursos (ERP)

El software ERP ayuda a lograr una gestión de compras y de proveedores eficaz, así como tener controladas las condiciones de pago y la gestión de aprovisionamientos, para vigilar el margen de beneficio.

Lo mínimo que deben proveer: 

  • Aunque solamente sea por reducir los costes de stock y distribución, se trata de una herramienta válida, sobre todo si se comercializan productos.
  • En cuanto a los emprendedores que presten servicios, han de mantener un buen control de su herramienta principal: el tiempo que emplean, el cual es difícil de medir. 

4) Relación con los clientes (CRM)

Como su nombre indica, detrás de estas siglas de software están las fichas de clientes, quién es quién y cuál ha sido tu relación con cada cual hasta el momento, informes y alertas. También la información sobre qué clientes se va a visitar y los datos de las visitas ya realizadas.

Los datos del CRM sería convenientes cruzarlos con los de facturación, para crear más y mejores oportunidades de ventas y aumentar los porcentajes de probabilidad para cada oportunidad de venta.

El CRM es interesante, aunque se trate de un autónomo con una empresa pequeña.

Lo mínimo que deben proveer: 

  • Gestionar la adquisición de clientes con herramientas de marketing y de adquisición de clientes.
  • Gestión de clientes potenciales.
  • Ayuda para  lanzar campañas de comunicación.
  • Control del gasto en los distintos medios disponibles para adquirir clientes”.
  • Un área de gestión comercial para la venta y el mantenimiento de clientes.

5) Hosting

Hosting, alojamiento de páginas webs y dominios. Casi cualquier negocio en nuestros días necesita una mínima presencia online. 

  • Un hosting, un alojamiento y un dominio, para empezar.

    ♦♦♦

    Con esta mínima inversión en un software básico de gestión el autónomo podrá arrancar sin problemas y tener un compañero fiel y eficiente que le acompañe en la andadura hacia el éxito.

    “Da tu primer paso ahora, no es necesario que veas el camino completo. Solo da el primer paso. El resto irá apareciendo a medida que camines”

    Martín Luther King Jr.
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